Nội dung file quản lý xuất nhập kho trên Excel

Khi kiểm soát tốt việc lưu thông hàng hóa (xuất - nhập - tồn), doanh nghiệp sẽ đảm bảo kế hoạch cân đối, phân phối hàng hóa hợp lý trong kho, đặc biệt là những công ty có kênh phân phối rộng.

Việc quản lý xuất nhập tồn kho trên Excel giúp các nhà quản lý kho dễ dàng cập nhật thông tin hàng hóa, tính toán và theo dõi số lượng dễ dàng. Các thông tin cơ bản thường có trong file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên Excel là:

• Mã hàng hóa
• Tên hàng hóa
• Thời gian xuất/ nhập hàng
• Ngày sản xuất và hạn sử dụng
• Số chứng từ (nếu có)
• Số lượng
• Đơn vị tính
• Giá vốn/ giá bán
• Thành tiền

….

File quản lý kho của bạn có thể đơn giản hoặc phức tạp hơn tùy thuộc vào thành phẩm đầu cuối và nhu cầu quản lý thông tin của công ty.

Các mẫu file nhập xuất kho bằng Excel

Việc theo dõi các hoạt động xuất nhập tồn kho cơ bản trong doanh nghiệp có thể đơn giản hơn, nếu bạn biết cách tận dụng các mẫu Excel quản lý kho đã được tạo sẵn, và điều chỉnh chúng theo tính chất cụ thể của hàng hóa trong kho của bạn. 

Sau đây là một số mẫu file Excel quản lý kho phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng mà chúng tôi đã sưu tầm được:

Tải file xuất nhập tồn bằng Excel mẫu 1:

Bao gồm các sheet:

• Calender
• Thông tin doanh nghiệp
• File tổng hợp
• Nhập
• Xuất
• Phiếu nhập
• Phiếu xuất
• Danh mục khách hàng

Tải mẫu 2:

Bao gồm các sheet:

• Hướng dẫn
• Bảng kê xuất nhập tồn
• Xuất nhập hàng hóa
• Nhập xuất hàng hư

Tải mẫu 3:

Bao gồm các sheet:

• Calender
• Thông tin doanh nghiệp
• File tổng hợp
• Nhập - Xuất
• Phiếu nhập
• Phiếu xuất
• Thẻ kho
• Danh mục khách hàng

Tải mẫu 4:

Bao gồm các sheet:

• Menu điều khiển
• Thông tin doanh nghiệp
• Danh mục hàng hóa
• Nhập liệu
• Nhập - Xuất - Tồn
• Chi tiết nhập - xuất - tồn
• Phiếu nhập - xuất

Tải mẫu 5:

Bao gồm các sheet:

• Menu điều khiển
• Thông tin doanh nghiệp
• Danh mục hàng hóa
• Nhập liệu
• Sổ kho
• Nhập - Xuất - Tồn
• Chi tiết nhập - xuất - tồn
• Phiếu in sổ kho
• Phiếu nhập - xuất

Cách tạo file quản lý xuất nhập kho bằng Excel

Nếu như bạn không muốn phụ thuộc vào các file mẫu có sẵn, hãy tự tạo riêng cho doanh nghiệp của mình file quản lý kho theo các bước đơn giản dưới đây:

Bước 1: Tạo một file Excel mới, và đặt tên cho nó. 

Bước 2: Tạo 5 sheet với các tên tương ứng: Menu, Nhập, Xuất, Danh mục, Báo Cáo; 

Bước 3: Nhập thông tin vào từng sheet đã tạo.

Menu: thường chứa các liên kết hoặc các nút để điều hướng giữa các trang khác nhau trong tệp Excel. Hoặc bạn có thể viết hướng dẫn về cách sử dụng file quản lý kho như nhập dữ liệu và trích xuất dữ liệu như nào,…

DANH MỤC:  

Bạn sẽ lưu trữ các thông tin chung nhất về hàng hóa như: tên hàng, mã hàng, đơn vị tính,... Khi điền mã hàng trong bảng xuất hoặc nhập, thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị.

NHẬP: 

Điền các thông tin liên quan đến hàng hóa nhập kho như

•  Đơn vị cung cấp,
• Thời gian
• Đơn vị tính
• Mã hàng
• Tên hàng
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền…

Bạn cũng có thể bổ sung mã & địa chỉ nhà cung cấp, số chứng từ, SĐT và ghi chú.

XUẤT: 

Nhập đầy đủ thông tin liên quan đến xuất hàng hóa như:

• Thời gian
• Tên hàng
• Mã hàng
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá bán
• Giá vốn
• Tổng doanh thu

Ngoài ra còn có thông tin khách hàng (tên & mã khách hàng, địa chỉ, SĐT), số chứng từ và các ghi chú khác.

BÁO CÁO: 

Các thông tin được nhập tùy thuộc vào loại báo cáo. Các mục có thể bao gồm:

• Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Số tồn đầu kỳ, Số lượng nhập, Số lượng xuất và Số tồn cuối kỳ; 
• Báo cáo bán hàng: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu; 

….

Tóm lại, việc tạo và quản lý file nhập xuất tồn trên Excel đòi hỏi người quản lý kho ngoài kiến thức về kế toán, họ phải biết sử dụng thành thạo Excel. 

Bởi để quản lý kho bằng Excel hiệu quả, các sheet được tạo phải có sự liên kết dữ liệu đồng bộ với nhau, các dữ liệu được định dạng sao cho rõ ràng, chuyên nghiệp, hay dùng các hàm tính toán để xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác.

Nếu bạn vẫn chưa biết hoặc mơ hồ về Excel, tham khảo ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel của HocVienDaoTao.Com nhé. Khóa học này sẽ giúp cho bạn có các kiến thức, kỹ năng Excel từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn dễ dàng tạo, định dạng và sử dụng file quản lý kho hiệu quả.

Mẹo quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel chính xác, nhanh chóng

HocVienDaoTao.Com đã tổng hợp các mẹo hữu ích giúp các nhà quản lý hay kế toán kho có thể xây dựng và sử dụng bảng tính Excel để quản lý kho một cách dễ dàng và chính xác:

• Tránh sai sót trong kiểm kê Excel: Đảm bảo tính chính xác bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu nhập vào bảng tính Excel.
• Cập nhật thông tin ngay lập tức khi có luồng xuất, nhập kho: việc theo dõi xuất nhập tồn kho ngay khi có thay đổi để tránh việc bỏ sót thông tin quan trọng.
• Sử dụng công nghệ điện toán đám mây: để truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi từ nhiều nguồn và thiết bị khác nhau.
• Tích hợp dữ liệu một cách kỹ lưỡng: Kết hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau để có cái nhìn tổng thể về tình hình xuất nhập tồn kho.
• Đánh giá dữ liệu một cách tổng quan: nên tận dụng các công cụ và hàm trong Excel để phân tích và đánh giá dữ liệu một cách toàn diện.
• Kiểm kê và tổng quan kỹ lưỡng: Thực hiện kiểm kê định kỳ và xem xét tổng quan về tình hình xuất nhập tồn kho để phát hiện và khắc phục sự cố nhanh chóng.

Nếu quy mô doanh nghiệp của bạn ngày càng lớn, Excel có thể sẽ quá tải trong việc hỗ trợ bạn quản lý kho. Lúc này hãy nghĩ đến sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp để công việc của bạn tránh gặp các sai sót không đáng có.

Hy vọng những mẹo trên sẽ giúp bạn tận dụng tối đa tiềm năng của Excel để quản lý kho một cách hiệu suất.

Ưu nhược điểm của việc quản lý kho bằng Excel

So với việc sử dụng sổ sách giấy để quản lý hàng hóa xuất nhập tồn kho, Excel được xem là một giải pháp thay thế hoàn hảo, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nguồn lực cho nhân viên và quản lý. Dưới đây là những điểm mạnh và điểm yếu của việc quản lý nhập xuất tồn bằng Excel:

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, sử dụng miễn phí.
• Hỗ trợ nhiều hàm tính toán với độ chính xác cao.
• Cập nhật dữ liệu và thêm bớt danh mục nhanh chóng.
• Dễ dàng phân quyền người xem và người chỉnh sửa.

Tuy nhiên, nhược điểm là:

• Excel chỉ phù hợp cho quản lý hàng hóa và kho nhỏ.
• Tính bảo mật không cao, dữ liệu có thể dễ dàng bị sửa đổi hoặc xóa. Khôi phục dữ liệu khi bị mất rất khó hoặc thậm chí không thể.
• Lưu trữ trên nhiều file Excel có thể gây khó khăn trong việc quản lý và đồng bộ hóa.
• Yêu cầu người dùng phải có kiến thức cao về Excel nếu muốn quản lý các tình huống phức tạp hơn.

Kết luận

Trên đây là các mẫu file nhập xuất kho bằng Excel phổ biến mà HocVienDaoTao.Com đã giúp các bạn tổng hợp. Hy vọng chúng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình quản lý xuất nhập tồn kho. Nếu có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào, đừng ngần ngại đặt câu hỏi xuống phần bình luận bên dưới. Chúc bạn thành công!