Trong bài viết này, HocVienDaoTao.Com sẽ cung cấp cho bạn mẫu theo dõi công nợ bằng Excel, giúp kế toán có thể thực hiện công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng.

File theo dõi công nợ bằng Excel là gì?

Excel là công cụ không thể thiếu trong việc thu thập và quản lý dữ liệu của mọi tổ chức. Kế toán hoàn toàn có thể dùng Excel để quản lý và theo dõi tình hình công nợ của khách hàng hoặc đối tác, nhà cung cấp. 

Tại sao nên sử dụng file theo dõi công nợ bằng Excel: 

• Excel có giao diện thân thiện, miễn phí và dễ sử dụng.
• Tùy chỉnh linh hoạt số hàng, số cột của bảng và thiết lập các trường thông tin
• Excel hỗ trợ người dùng rà soát và tra cứu thông tin nhanh chóng nhờ bộ lọc mạnh mẽ và các hàm dò tìm Excel nâng cao như VLOOKUP, HLOOKUP,...

Nhược điểm: 

• Excel chỉ phù hợp cho việc quản lý thông tin nhỏ và cơ bản. Nếu dữ liệu lớn, Excel dễ bị chậm trong việc xử lý và gặp lỗi thống kê.
• File Excel dễ dàng chia sẻ, dễ gây rò rỉ thông tin do tấn công mạng hoặc virus. Hơn nữa, việc sao lưu dữ liệu lên các dịch vụ lưu trữ đám mây không được hỗ trợ, khó khôi phục dữ liệu khi mất.
• Việc sử dụng các hàm để tính toán trong file Excel theo dõi công nợ phải thu phải trả, đòi hỏi nhân sự phải có kiến thức vững về tin học văn phòng để tránh sai sót.

Tải mẫu theo dõi công nợ bằng Excel

Download ngay mẫu theo dõi công nợ bằng Excel tại đây!

Trong file Excel trên, chúng tôi cung cấp cho bạn 3 sheet tương ứng với những mẫu quản lý công nợ thông dụng nhất:

• Sheet 1 (Công nợ chi tiết): cập nhật chi tiết từng giao dịch công nợ của từng khách hàng, nhà cung cấp.
• Sheet 2 (Công nợ tổng hợp): bảng tổng hợp phát sinh dư Nợ/ Có của mỗi khách hàng/ nhà cung cấp cuối kỳ là bao nhiêu để tiến hành thu nợ hoặc trả nợ.
• Sheet 3 (Danh mục khách hàng): Gồm các thông tin của khách hàng/ Nhà cung cấp như thông tin liên hệ, mã theo dõi, mã số thuế,…

Bảng theo dõi công nợ gồm những thành phần gì?

Mẫu Excel theo dõi công nợ theo quy định TT200/BTC bao gồm các thông tin sau:

Thông tin về doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email,...

Thông tin về khách hàng/ NCC: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email, ...

Thông tin về công nợ phải thu và phải trả: Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ, và các khoản công nợ đến hạn và quá hạn của từng khách hàng và nhà cung cấp.

Thông tin về hóa đơn và hợp đồng liên quan: Ngày lập, số hợp đồng, tên sản phẩm hoặc dịch vụ, số hóa đơn, số lượng, đơn giá, thành tiền,...

Cách tạo biểu mẫu theo dõi công nợ bằng Excel

Mặc dù chúng tôi đã cung cấp cho bạn biểu mẫu theo dõi bằng Excel để bạn có thể thực hiện công việc nhanh chóng, tuy nhiên là một kế toán viên thì bạn vẫn nên hiểu cách quản lý công nợ bằng Excel để có thể làm việc chính xác:

Bảng quản lý danh mục Khách hàng/ NCC: 

Biểu mẫu này cần bao gồm các thông tin cơ bản về mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp để giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin liên quan đến họ.

• Mã số Khách hàng/NCC: Một mã số duy nhất được gán cho mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp để dễ dàng nhận diện và tra cứu.
• Tên Khách hàng/NCC: Tên đầy đủ của khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Mã số thuế (nếu áp dụng): giúp ích trong việc xuất hóa đơn và cần thiết cho quy trình kế toán.
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Email
• Ngày tham gia hoặc ngày hợp tác
• Ghi chú: Một phần dành cho các ghi chú hoặc thông tin bổ sung về khách hàng hoặc nhà cung cấp.

…..

Tại file này, nếu được cung cấp nhiều thông tin thì kế toán sẽ dễ theo dõi và quản lý hơn.

Biểu mẫu báo cáo công nợ chi tiết

Kế toán sẽ cập nhập báo cáo tình hình công nợ chi tiết sau mỗi phát sinh Nợ/ Có của Khách hàng hay Nhà cung cấp. Bảng theo dõi công nợ khách hàng/ NCC này bao gồm:

• Mã khách hàng/ NCC
• Tên và địa chỉ liên hệ: Sẽ được tự động cập nhật theo mã khách hàng được khai báo trong danh mục khách hàng
• Ngày/ tháng/ năm phát sinh công nợ
• Số chứng từ ghi nợ
• Nội dung của giao dịch bán
• Khoản phải thu, đã thu
• Ghi chú

….

Thêm vào đó, kế toán sẽ mở sổ chi tiết cho từng đối tượng theo giao dịch phát sinh Nợ/ Có như sau:

• 311: phải trả người bán
• 131: phải thu khách hàng
• 141: tạm ứng

Công nợ phải được cập nhật kịp thời vào sổ chi tiết ngay từ thời điểm phát sinh để không bị sót và nhầm lẫn. Đến cuối tháng, kế toán sẽ tính tổng công nợ của từng khách hàng, NCC và đối chiếu dữ liệu với bên còn lại.

Bảng báo cáo công nợ tổng hợp

Đây là bảng cuối cùng trong file quản lý công nợ. Kế toán sẽ tổng hợp số Nợ hoặc Có trong kỳ của mỗi khách hàng để chốt sổ cuối kỳ dựa trên tổng số lượng hàng nhập - xuất.

Báo cáo này cần bao gồm các thành phần sau:

• Cột STT
• Các cột thông tin sản phẩm, Khách hàng và nhà cung cấp (mã KH, tên KH,...)
• Các cột chứa thông tin về công nợ (số dư đầu kỳ, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng/ giảm, phải trả cuối kỳ,...)

Nếu bạn là người mới học kế toán thì việc xây dựng bảng tổng hợp công nợ của doanh nghiệp có thể gặp khó khăn. Ví dụ, có thể bạn chưa nhớ được số hiệu của các tài khoản (Nợ/Có), hay chưa hiểu rõ quy trình ghi chứng, hạch toán và lập báo cáo….

Chính vì thế, bạn có thể tham khảo khóa học Kế toán tổng hợp từ A - Z của HocVienDaoTao.Com. Với 162 bài giảng chứa đầy đủ tất cả các nghiệp vụ cơ bản đến nâng cao như hạch toán, thành thạo quy trình kế toán đến lập báo cáo tài chính và thuế,... giúp bất kỳ ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp chỉ trong 19 giờ học

Kết luận

Trên đây là mẫu theo dõi công nợ bằng Excel được sử dụng phổ biến và rộng rãi trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho các kế toán viên trong quá trình tác nghiệp cũng như các nhà quản lý nắm bắt được tình hình công ty.

Nếu có bất kỳ câu hỏi hay thắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để được HocVienDaoTao.Com giải đáp sớm nhất nhé.