Thử tính năng chuyển file PDF trên Dropbox: nhanh, tiện, chuyển được file tối đa 200MB

Đăng lúc 21:50 30.06.2025

Tiếp tục với chủ đề Dropbox thì hôm nay mình giới thiệu tiếp với anh em một giải pháp mà có lẽ nhiều anh em chưa biết của Dropbox đó là tính năng chuyển đổi file docx, word, ppt, jpg sang file PDF. Trước đến nay có lẽ nhiều anh em sẽ tìm đến các giải pháp khác trên trình duyệt web nhưng đôi khi nó để lại những lo ngại về bảo mật, đặc biệt khi những tài liệu đó là những tài liệu quan trọng.

Với tính năng chuyển đổi file sang PDF, người dùng sẽ có thêm một công cụ để lựa chọn, tên tuổi lớn, đảm bảo tối thiểu về mặt bảo mật để các tài liệu của chúng ta an toàn hơn, nhất là trong bối cảnh rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân đang sử dụng file PDF vì sự tiện lợi của nó.

Tìm hiểu tính năng chuyển đổi PDF của Dropbox

Tính năng chuyển đổi file sang PDF của Dropbox là một công cụ được tích hợp trong hệ sinh thái Dropbox, cho phép người dùng chuyển đổi nhiều định dạng tệp khác nhau thành PDF một cách trực tiếp. Việc này có thể được thực hiện thông qua một tiện ích trực tuyến miễn phí hoặc ngay bên trong tài khoản Dropbox đã đăng nhập của người dùng.

Tính năng chuyển đổi được kết nối chặt chẽ với các chức năng khác của Dropbox như lưu trữ, chia sẻ, chỉnh sửa PDF và yêu cầu chữ ký điện tử (eSignature), tạo thành một quy trình xử lý tài liệu thống nhất.

Tính năng chuyển đổi cơ bản sang PDF có sẵn cho tất cả người dùng Dropbox, kể cả những người sử dụng gói miễn phí Dropbox Basic. Tuy nhiên, để truy cập và sử dụng nhiều tính năng nâng cao hơn, người dùng phải nâng cấp lên các gói trả phí.

Sự tiện lợi khi sử dụng là gì?

Trước tiên là người dùng có thể sử dụng tính năng này với một website độc lập, nó hoạt động mà người dùng không cần phải đăng nhập tài khoản Dropbox nếu chỉ cần chuyển đổi đơn giản.

Đối với người dùng đã đăng nhập vào tài khoản trên trang dropbox.com, quy trình chuyển đổi diễn ra trực tiếp và thuận tiện hơn. Tệp PDF mới được tạo ra sẽ tự động lưu vào cùng thư mục với tệp gốc, ưu điểm so với việc không đăng nhập là người dùng không cần phải tải lên và tải xuống thủ công.

Thứ ba đó là giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách loại bỏ các bước rườm rà như tải tệp xuống máy tính, sử dụng một công cụ chuyển đổi riêng biệt của bên thứ ba, rồi lại tải tệp PDF lên lại Dropbox. Quy trình làm việc trở nên liền mạch hơn đáng kể.

Các loại tệp được hỗ trợ

Tài liệu văn phòng: Các định dạng Microsoft Word như .DOC, .DOCX, .DOCM cũng như văn bản định dạng RTF đều có thể chuyển sang PDF . Tương tự, các file trình chiếu PowerPoint (.PPT, .PPTX, .PPTM, .PPSX) cũng được hỗ trợ xuất thành PDF . Điều này cho phép bạn nhanh chóng tạo PDF từ các file tài liệu hoặc slide thuyết trình thông dụng.

Tài liệu khác: Nhiều định dạng tài liệu khác ngoài bộ Office cũng chuyển được, ví dụ: tài liệu Google Docs/Slides (.gdoc, .gslides) , định dạng ebook như EPUB, MOBI (sách điện tử Kindle)

Định dạng hình ảnh: Hầu hết định dạng ảnh phổ biến đều có thể được lưu thành PDF. Ví dụ: các file JPEG/JPG, PNG, BMP, TIFF… đều có thể chuyển đổi thành file PDF hoặc chuyển sang định dạng ảnh khác nếu cần.

Định dạng đồ họa chuyên dụng: Dropbox thậm chí hỗ trợ một số định dạng thiết kế đồ họa để xuất ra PDF. Chẳng hạn, file Adobe Illustrator (.AI) có thể được Dropbox chuyển trực tiếp thành PDF – giúp bạn xem hoặc chia sẻ nội dung thiết kế mà không cần cài đặt phần mềm chuyên dụng. (Lưu ý các file Photoshop .PSD chỉ hỗ trợ chuyển sang ảnh .PNG/.JPG chứ không thành PDF.)

Lưu ý: Giới hạn kích thước tệp tối đa cho việc chuyển đổi sang PDF (và JPG/PNG) là 200 MB. Nếu chủ sở hữu tệp đã tắt tùy chọn tải xuống, bạn sẽ không thể chuyển đổi tệp đó.

Chi tiết thì bạn có thể tham khảo link này.

Chức năng và cách hoạt động

Đối với người dùng không có tài khoản, chỉ cần truy cập trang web, nhấn nút "Upload file" (Tải tệp lên), chọn tệp từ thiết bị của mình. Dropbox sẽ xử lý tệp trên máy chủ của họ và cung cấp tệp PDF để người dùng tải xuống. Trong quá trình này, Dropbox khẳng định rằng tệp của người dùng "sẽ được xử lý an toàn bởi máy chủ Dropbox".

Đối với người dùng đã đăng nhập vào tài khoản trên trang dropbox.com, quy trình chuyển đổi diễn ra trực tiếp và thuận tiện hơn. Người dùng chỉ cần di chuột qua tệp muốn chuyển đổi, nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) xuất hiện, chọn "Save as..." (Lưu thành...), và sau đó chọn định dạng là PDF.

Ngoài ra, không chỉ chuyển đổi file, tính năng này cho phép người dùng chỉnh sửa file PDF vừa tạo, các thao tác cơ bản bao gồm thêm, xóa, sắp xếp lại hoặc xoay trang. Người dùng cũng có thể thêm chú thích như hộp văn bản, đánh dấu (highlight), vẽ tự do, điền vào các biểu mẫu PDF tương tác, kết hợp nhiều tệp PDF thành một tài liệu duy nhất. Tuy nhiên cần lưu ý, tính năng chỉnh sửa trực tiếp văn bản trên file PDF sẽ dành cho người dùng của gói trả phí.

Bảo mật và quyền riêng tư

Khi sử dụng tính năng chuyển đổi file sang PDF trên Dropbox, bạn có thể yên tâm rằng dữ liệu của mình vẫn được bảo mật ở mức cao. Quá trình chuyển đổi được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống máy chủ của Dropbox – tức là file của bạn không hề rời khỏi môi trường Dropbox. Mỗi tệp tin được chuyển đổi đều được xử lý một cách an toàn trên máy chủ của họ và tuân theo các quy định trong chính sách quyền riêng tư của Dropbox.

Với công việc nhóm và liên quan đến vấn đề đăng nhập, Dropbox tích hợp tính năng 2FA, quản lý thiết bị được phép truy cập, quyền truy cập chi tiết cho từng tệp và thư mục, khả năng đặt mật khẩu và ngày hết hạn cho các liên kết chia sẻ.

Về quyền riêng tư, file PDF sau khi tạo vẫn nằm trong tài khoản Dropbox của bạn và thừa hưởng mọi cài đặt chia sẻ/quyền hạn như các file khác (nếu có chỉnh sửa sẽ có lịch sử phiên bản lưu ngay trên Dropbox). Dropbox không tự ý chia sẻ file của bạn cho ai khác. Bạn hoàn toàn kiểm soát ai có thể truy cập file PDF đó (giống như với file gốc). Đặc biệt, Dropbox cũng tôn trọng thiết lập của chủ sở hữu file trong trường hợp file nằm trong thư mục chia sẻ hoặc do người khác gửi: nếu chủ file gốc tắt quyền tải xuống, bạn sẽ không thể dùng chức năng chuyển đổi để tạo bản PDF.

Giới thiệu Dropbox Dash - Giải pháp tối ưu hiệu suất làm việc

Dropbox giới thiệu Dash, một công cụ khai thác sức mạnh của AI và tích hợp liền mạch với các ứng dụng phổ biến như Google Drive, Teams, Canva, Notion, v.v. Dash mang đến khả năng tìm kiếm toàn diện từ tệp văn bản, hình ảnh, video cho đến thông tin chi tiết và người dùng cụ thể. Không chỉ thế, Dash còn hỗ trợ tạo, phân tích và tóm tắt văn bản, từ đó giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, nâng cao năng suất và tối ưu hóa quy trình làm việc. Đặc biệt, Dropbox Dash còn được trang bị các tính năng kiểm soát bảo mật nâng cao, luôn chú trọng quyền riêng tư, tính minh bạch và bảo mật dữ liệu, mang lại sự yên tâm tuyệt đối cho người dùng.

Anh em tìm hiểu thêm về Dropbox cho doanh nghiệp, nhận thông tin ưu đãi và hỗ trợ từ đội ngũ Dropbox tại Việt Nam, anh em có thể xem thêm tại Nhà phân phối Dropbox tại Việt Nam, Dropbox Fanpage hoặc Cộng đồng Dropbox Việt Nam.